„Stressfrei Bauen“ (Vol.5)

Spätestens seit Paul Watzlawick wissen wir: Man kann nicht nicht kommunizieren. Ein einfacher und genialer Satz, der sofort einleuchtet. Doch klar ist auch, dass Kommunikation nicht gleich Kommunikation ist. Wohl jeder von uns hat in seinem beruflichen Alltag schon die Erfahrung gemacht hat, dass Kommunikation eigene Wege gehen oder gar scheitern kann. Dass also das ursprüngliche Ziel, das mit der jeweiligen Kommunikation verbunden ist, nicht erreicht wird.

Diese Gefahr gibt es auch im Verlauf von Bauprojekten, in denen Bauherren mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Partnern und Interessengruppen kommunizieren müssen. Eine Aufgabe von Conwick als Bauherrenvertretung ist deshalb, diese Gefahr auszuschalten, indem wir uns einiger Regeln für effektive Kommunikation bedienen.

Die Rolle des Sitzungsleiters für effektive Kommunikation

Effektive Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor im Rahmen von Bauprojekten. Nach unserer Erfahrung funktioniert sie nur dann, wenn Sender und Empfänger sich auf Augenhöhe begegnen. Das bedeutet zum einen, dass die Rollen aller Projektbeteiligten sowie ihr Aufgabenspektrum klar definiert und geklärt sein müssen. Und zum anderen, dass die Aussagen jedes Besprechnungsteilnehmers das gleiche Gewicht für die allgemeine Diskussion haben.

Um eine Projektsitzung, egal in welcher Personenzahl, effektiv zu gestalten, sollte es einen „Kommunikationsverantwortlichen“, also einen Gesprächsleiter oder Sitzungsführer geben. In der Regel ist dies der Bauherr selbst oder eine von ihm ernannte Bauherrenvertretung wie Conwick. Gerade wenn viele unterschiedliche Themen besprochen werden müssen, kann so gewährleistet werden, dass der rote Faden beibehalten wird.

Der Sitzungsführer muss jederzeit die volle Kontrolle über den Sitzungsablauf haben. Hierfür muss er sich entsprechend vor- und nachbereiten:

Zur Vorbereitung zählt eine sinnvolle Taktung der Besprechungen (Jour-Fixe-Termine). Sie sollten nicht zu schnell aufeinander folgen. Selbstverständlich muss darüber hinaus der Ablauf des Gesprächs festgelegt und im Vorfeld an die Teilnehmer kommuniziert werden. Besonderen Wert legen wir von Conwick an dieser Stelle auf die Termineinhaltung und halten dies im laufenden Projekt entsprechend nach.

Während der Projektsitzung erfolgt die Protokollierung, die auch konkrete To-Dos und Vereinbarungen beinhaltet, welche gemeinsam beschlossen wurden. Nach der Besprechung sollte die Protokollierung dann innerhalb von zwei Werktagen verteilt werden.

Weitere Rahmenbedingungen für effektive Kommunikation

Sind diese Grundvoraussetzung geschaffen, kommen einige weitere Rahmenbedingungen hinzu, die ebenfalls von entscheidender Bedeutung sind. Und diese Rahmenbedingungen kann man – als Kommunikationsverantwortlicher – direkt beeinflussen.

Da wäre zum einen der Ort der Besprechung zu nennen. Er sollte für alle Gesprächsbeteiligten gut erreichbar sein und außerdem eine angenehme Atmosphäre bieten. Von zusätzlicher Bedeutung ist die technische Ausstattung, je nach Erfordernissen.

Entscheidend ist, dass die Besprechungsinhalte für alle Beteiligten die nötige Wertigkeit haben und mit entsprechender Zuverlässigkeit nachgehalten und abgearbeitet werden. Es geht also um Klarheit und Verlässlichkeit. Ansonsten driften die Sitzungen zu protokollierten Beschäftigungsmaßnahmen ab.

Außerdem muss jeder Sitzungsteilnehmer ernst genommen und mit dem nötigen Respekt behandelt werden. Die Einhaltung dieser Vorgabe obliegt ebenfalls dem Kommunikationsverantwortlichen, also dem Sitzungsführer. Eine persönliche Begrüßung und die spätere Gesprächseinbindung jedes Sitzungsteilnehmers bilden hier einfache, wichtige Schritte.

Schließlich müssen die einzelnen Protokolle vergleichbar aufgebaut werden, um einen Wiedererkennungseffekt herzustellen und Orientierung zu bieten. Hierzu zählen eine klare Themennummerierung mit Zuständigkeiten und Terminen sowie die saubere Statusdokumentation (z.B. nach der Logik: Erledigt, Offen, Verzug, Information).

Doch auch die „externe Berichterstattung“ ist Teil einer effektiven Kommunikation. Neben den Projektbeteiligten gilt es, verschiedene Interessengruppen regelmäßig und in angemessenem Umfang zu informieren. Dies fängt an bei Personengruppen, die von einem Bauprojekt unmittelbar betroffen sind (z.B. Anwohner) und endet bei der „allgemeinen Öffentlichkeit“.

Conwick – Spezialist für effektive Kommunikation

Wann ist denn eine Kommunikation nicht effektiv? Aus Sicht des Bauherren gesprochen immer dann, wenn die Komplexität der Themen überhand nimmt. Deshalb benötigt der Bauherr, zusätzlich zur Protokollierung der Projektsitzungen, eine praktische Zusammenfassung der wesentlichen Themen aus dem „Entscheiderblickwinkel“. Conwick sorgt in der Rolle als Bauherrenvertretung hier für eine kurze, nachvollziehbare und entscheidungsfördernde Übersicht.

Was der Agentur für stressfreies Bauen wichtig ist: Wir legen besonderen Wert auf Methodik und Effizienz im Projektmanagement. Hinzu kommen unsere fachliche Expertise und unsere Sozialkompetenz. Denn der Umgang miteinander ist ganz entscheidend: Für die Vertrauensbildung, für eine effektive Kommunikation und damit schlussendlich für ein erfolgreiches Arbeitsergebnis.

Eine effektive Kommunikation nach unserem Maßstab beruht auf:

… der Anwendung der „vier Königsregeln“.

… wesentlichen Kommunikations-Prinzipien: Denn Kommunikation durch Conwick ist nach unserem Anspruch glaubwürdig, ehrlich, gegebenfalls kritisch, urteilsfähig bzw. urteilssicher und dadurch entscheidungsfördernd.

… der Anwendung bewährter Kommunikations-Modelle: Wir setzen auf transparente Kommunikation, hohe Informationsdichte und einfache Entscheidungkatalysatoren.

… erfahrungsbezogenem Risikomanagement: Das bedeutet, dass wir in Endlosschleife zurück und vorausblicken und so den gegenwärtigen Projektstand permanent reflektieren.

Fragen zur effektiven Kommunikation mit Conwick? Wir beantworten sie gerne…