Fünf goldene Regeln für Videokonferenzen

Da die Bedeutung von Webmeetings im beruflichen Alltag kontinuierlich zunimmt, wird auch der Ruf nach klaren Regeln für Videokonferenzen lauter. Zu Recht, denn bei digitalen Zusammenkünften ist die Rolle des Moderators noch entscheidender für eine effiziente Gesprächsführung.

An dieser Stelle möchte ich Ihnen eine Übersicht mit den aus unserer Sicht wichtigsten Regeln für Videokonferenzen geben. Dabei handelt es sich um eine Essenz aus unserer jahrelangen Gesprächserfahrung (siehe auch Beitrag über effektive Kommunikation in Bauprojekten) sowie den digitalen Erfordernissen der vergangenen Wochen. Hierbei möchte ich vor allem auf die Rolle des Moderators eingehen.

No. 1: Sauber planen und alle Teilnehmer informieren

Schon weit vor dem Gespräch können Sie Weichen stellen. Der Erfolg Ihres Webmeetings beginnt bei der Auswahl der technischen Plattform. Diese sollte einfach im Umgang sein und keine Hindernisse für die Einwahl oder ähnliches bereithalten. Ist diese Grundsatzfrage geklärt, können Sie sich mit dem nächsten Schritt beschäftigen. Dieser umfasst eine frühzeitige Einladung der Teilnehmer sowie die Weitergabe aller relevanten Rahmeninformationen wie Datum und Uhrzeit der Videokonferenz, Einwahlmöglichkeiten, Anlass des Gesprächs sowie eine begleitende Agenda.

No. 2: Die „Kulisse“ vorbereiten

Unmittelbar vor dem Gespräch können Sie den Raum vorbereiten, in dem Sie später konferieren möchten. Dazu gehört ein ausführlicher Technikcheck sowie die ideale Positionierung von Kamera und Mikrofon (sofern Sie kein Headset tragen). Ich persönlich bevorzuge hochwertige kabellose Kopfhörer (in meinem Fall die AirPods Pro von Apple), die automatisch Hintergrundgeräusche minimieren und keinerlei Widerhall erzeugen.

Außerdem sollten Sie auf eine angenehme Ausleuchtung des Raums und die Wahl eines passenden Hintergrunds achten. Überlegen Sie sich einfach, wie Sie als Unternehmen beziehungsweise Unternehmensvertreter wahrgenommen werden wollen. Der Hintergrund kann real sein (der Raum, in dem Sie sich befinden) oder virtuell (ein Unternehmensmotiv oder ein eigenes Bild). Ich selbst nutze gerne mal ein Allgäu-Panoramabild, bin mir aber nicht sicher, ob das in jedem Business-Kontext zu empfehlen ist. ;-)

Was Sie ebenfalls aktiv beeinflussen können, ist die Reduktion potenzieller Geräuschquellen wie offene Fenster und Türen. Nicht zu letzt sollten Sie Ihre Unterlagen griffbereit haben, damit Sie bei Gesprächsstart nicht danach suchen müssen.

Zur Gesprächskulisse zählt natürlich auch ein passendes Outfit. Was Sie anziehen, bleibt selbstverständlich immer Ihnen selbst überlassen. Sicherlich wissen Sie am besten, was angemessen ist und was nicht. Ich persönlich verzichte natürlich auf die unpassende Jogginghose und trage mein übliches Business-Outfit. Dazu zählt wahlweise auch mal eine Cap oder mein Trachten-Filzhut. Warum? Dazu mehr unter No. 5.

No. 3: Pünktlich sein und Klarheit schaffen

Noch vor Beginn des Gesprächs ist äußerst wichtig, dass Sie sich als Moderator rechtzeitig einwählen – am besten zehn bis fünfzehn Minuten vor Start des Webmeetings. Sind alle Teilnehmer online, können Sie die Teilnehmer begrüßen und mit einem Intro auf die Videokonferenz einstimmen. Dieses sollte die Agenda und Ziele des Gesprächs sowie die Vorstellung der Teilnehmer beinhalten. Alternativ können Sie die Möglichkeit einräumen, dass sich die Teilnehmer nacheinander selbst vorstellen. Insbesondere bei größeren Videocalls bietet es sich an, gemeinsame Verhaltens- und Ablaufregeln für das Gespräch festzulegen und sich darauf zu einigen (siehe No. 4 und No. 5).

No. 4: Nach den vereinbarten Regeln moderieren

Grundsätzlich gilt, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen sollten und ihre Redebeiträge ohne Unterbrechung zu Ende führen können. Um dies auch in größeren Runden zu gewährleisten, bieten sich aktive Zuteilungen von Redezeiten durch den Moderator an, in denen alle anderen Teilnehmer stumm geschalten sind. Per Handzeichen können andere Teilnehmer jederzeit signalisieren, dass sie ebenfalls zur Diskussion beitragen möchten.

Während des gesamten Gesprächs sollten die Teilnehmer aktiv auf eine Geräuschreduzierung achten. Am besten gelingt dies durch Muten, also das Stummschalten des eigenen Mikrofons. Sofern die Steuerung der Mikrofone nicht ohnehin durch den Moderator erfolgt …

Am Ende der Videokonferenz empfehle ich – wie bei allen anderen Meetings auch – das Festhalten gemeinsamer Verabredungen. Dazu zählen die getroffenen Beschlüsse, die Vergabe von Todos oder die Vereinbarung konkreter Folgetermine. Dies kann dann in einem nachfolgenden Protokoll nochmals schriftlich fixiert werden.

No. 5: Konzentrieren und sich höflich verhalten

Was so selbstverständlich klingt, ist es in der Praxis nicht. Manche Verhaltensregeln sind im Rahmen von Webmeetings jedoch zwingend erforderlich. Dazu zählt, dass die Teilnehmer allesamt deutlich sprechen. Außerdem ist die Körpersprache entscheidend. Diese kann positiv beeinflusst werden, indem Sie lächeln, sich möglichst wenig bewegen und sich vor allem nicht mit anderen Dingen beschäftigen. Meiner Meinung nach sehr wichtig ist auch der direkte Blickkontakt mit den Konferenzteilnehmern, wenn man selber spricht. Dies erfordert allerdings ein hohes Maß an Konzentration, denn Sie müssen dafür direkt in die Kameralinse blicken, statt auf den Bildschirm.

Ich bin der Meinung, dass auch eine gewisse Lockerheit und positive Stimmung von großer Bedeutung sind (natürlich in einem professionellen Rahmen). Gerade in größeren und längeren Videokonferenzen sollte es beispielsweise vollkommen in Ordnung sein, dass sich einzelne Teilnehmer für ein paar Minuten von ihrem Platz entfernen. Um die Gesprächsatmosphäre zu beeinflussen trage ich übrigens gerne auch mal den Filzhut. Er sorgt für gute Laune bei allen Beteiligten und passt nebenbei gut zum Allgäu-Panoramabild.

Fazit: Regeln für Videokonferenzen steigern die Gesprächseffizienz

Webmeetings unterscheiden sich an zentralen Punkten von Präsenzveranstaltungen. Wenn man sich dessen bewusst ist und sich entsprechend vorbereitet, dann können sie ebenso effizient sein. Die angesprochenen Regeln für Videokonferenzen können Ihnen dabei äußerst hilfreich sein.

Unserer Erfahrung nach kann die räumliche Distanz in Webmeetings schnell überbrückt werden. Im Verlaufe des Gesprächs vergisst man dann stellenweise, dass man sich an ganz unterschiedlichen Orten befindet. Ist dieser Zustand erreicht, läuft das Webmeeting nach Plan. Denn dann ist man sich gleichzeitig fern und doch so nah …

Bilder: Conwick GmbH